La tua azienda offre un’ampia gamma di prodotti, ognuno dei quali accompagnato da manuali utente scritti in vari formati, sia cartacei che digitali. Tradurre questi manuali in più lingue, mantenendone la coerenza e aggiornando la documentazione in modo tempestivo, tuttavia, può comportare sfide complesse.
Facciamo un esempio pratico: hai bisogno di aggiornare un piccolo dettaglio, come l’indirizzo email del supporto clienti. Anche con soli cinque prodotti tradotti in venti lingue diverse, un cambiamento del genere richiede la modifica di ben cento documenti distinti.
In questo contesto, disporre di un Sistema di Gestione dei Contenuti a Componenti (CCMS) rappresenta un punto cruciale per qualsiasi azienda, in quanto consente di ottimizzare i processi di adattamento dei contenuti riducendo le tempistiche e il carico di lavoro.
Termini simili per sistemi diversi
Navigando online, i termini CMS e CCMS vengono spesso usati come sinonimi, ma si riferiscono in realtà a sistemi diversi creati per scopi specifici.
Il CMS, acronimo di Content Management System, viene principalmente usato per gestire siti Internet come siti web aziendali, blog, portali di notizie ed e-commerce, come nel caso dei CMS WordPress, Drupal e Joomla.
Al contrario, un CCMS, o Component Content Management System, è progettato per la gestione di documentazione complessa e la relativa pubblicazione su diverse piattaforme in formati come PDF, HTML5 e soluzioni di e-Learning, come nel caso di SCORM.
I contenuti all’interno di un CCMS sono suddivisi in componenti minori — paragrafi, immagini, procedure, tabelle e termini singoli — che vengono poi assemblati in documenti più ampi.
L’uso del linguaggio di base XML, in questo caso, permette una gestione flessibile anche con contenuti semantici dettagliati e i relativi metadati, essenziali per rendere i componenti facilmente riutilizzabili.
Termini simili per sistemi diversi
Prima dell’avvento dei CCMS, riutilizzare i contenuti su più canali e piattaforme richiedeva un adattamento manuale, limitato a funzioni come copia-incolla e senza alcun tipo di automatizzazione particolare. Un tale meccanismo rendeva il processo di valorizzazione dei contenuti estremamente complesso, causando forti ritardi e una scarsa coerenza dei testi.
Inoltre, diversamente da ciò che accade oggi, non era possibile collaborare tra più autori su un documento direttamente online. Generalmente, l’autore redigeva i documenti e li passava al revisore, al traduttore o all’esperto tecnico, complicando il coordinamento tra i membri del team e il monitoraggio dei contenuti in tempo reale.
A tal proposito, la divisione in componenti del CCMS rende questo strumento ideale per riutilizzare i contenuti e crearne di nuovi partendo da una singola fonte, con la possibilità di impiegarli in vari contesti e documenti.
Ciò assicura la massima coerenza, precisione e qualità, riducendo significativamente i costi associati alla produzione e all’aggiornamento di grandi volumi di contenuti.
Chi può trarre vantaggio da un CCMS?
Scrittori tecnici e creatori di contenuti: i CCMS facilitano la creazione, la gestione e il riutilizzo di contenuti modulari, accelerando significativamente i tempi di produzione e manutenzione dei contenuti.
Responsabili dei contenuti: questi sistemi permettono di controllare accuratamente i contenuti, le varie versioni disponibili e i flussi di lavoro, migliorando la collaborazione del team e semplificando i processi di aggiornamento.
Industrie regolamentate: gli enti operanti in settori come la sanità, la finanza o il legale possono trovare nei CCMS delle funzioni essenziali per garantire la piena conformità e coerenza dei contenuti. Ad esempio, si può integrare un CCMS con database e requisiti normativi per creare documenti nel pieno rispetto delle leggi in vigore.
Società di grandi dimensioni: un CCMS può aiutare le società più strutturate a gestire in modo efficace grandi volumi di contenuti complessi, preservando la coerenza e l'integrità del brand sotto tutti i punti di vista.
Team di e-commerce e marketing: utilizzando questi sistemi è possibile standardizzare e ottimizzare i contenuti dei vari prodotti su più canali e mercati, assicurando la piena uniformità delle informazioni. Un CCMS, ad esempio, può aiutare nella personalizzazione dei contenuti di un prodotto per adattarli a vari mercati, rispettando le esigenze degli utenti con immagini, linguaggio e contenuti personalizzati. Inoltre, si possono sfruttare servizi di traduzione e localizzazione per adattare il contenuto linguistico ai contesti culturali di ogni mercato di riferimento.
Aziende di software e tecnologia: l’utilizzo dei CCMS semplifica la gestione della documentazione, permettendo di integrare facilmente materiali interni ed esterni e di aggiornare e/o riutilizzare i contenuti di diversi prodotti su più piattaforme.
Agenzie governative e istituzioni: i CCMS sono particolarmente vantaggiosi per la gestione di grandi volumi di contenuti informativi e istituzionali, garantendo la massima precisione, accessibilità e conformità delle informazioni
Scegliere il CCMS più adatto
Prima di scegliere un CCMS, è fondamentale valutare attentamente le esigenze specifiche della tua organizzazione, individuando i tipi di contenuti da gestire, la necessità di eventuali collaborazioni, la scalabilità e le varie possibilità di integrazione del sistema.
L’implementazione di un CCMS in azienda, rappresenta un investimento importante, che deve essere ben ponderato. Il CCMS infatti, una volta scelto ed implementato, potrà essere dismesso e cambiato solo a fronte di un grande dispendio di energie e risorse. Inoltre, non tutte le aziende hanno le stesse necessità: un CCMS è la soluzione consigliabile ed efficace per realtà che devono gestire in modo intelligente un volume importante di contenuti ed aggiornamenti multilingua.
Per necessità più contenute e volumi più ridotti esistono altri strumenti, meno costosi ma flessibili e semplici da implementare.
Se necessiti una consulenza da parte di esperti su quale possa essere la soluzione migliore per la tua società, il nostro Team sarà felice di aiutarti!
